Aluguel de impressora para órgãos públicos e licitação
Locação de impressoras no setor público tem regras próprias. Veja como o serviço costuma ser contratado, o que entra no termo de referência e o que conferir.
Nacional Cartuchos · leitura de 4 min
A locação de impressoras é um dos serviços mais comuns na administração pública, e por um motivo prático: comprar equipamento significa patrimônio, depreciação, gestão de estoque de suprimento e manutenção própria. A locação transforma isso em um serviço contratado, com valor previsível por mês.
O que muda em relação à empresa privada não é o modelo técnico — é o processo de contratação e o nível de detalhe exigido no documento.
O termo de referência decide tudo
No setor público, o contrato não nasce de uma conversa comercial: ele nasce do termo de referência (ou projeto básico), que descreve exatamente o que está sendo contratado. Tudo o que não estiver ali vira discussão depois.
Os pontos que precisam estar escritos:
- Quantidade e perfil dos equipamentos — quantas monocromáticas, quantas coloridas, quantas multifuncionais com digitalização, velocidade mínima, capacidade de bandeja.
- Franquia de páginas — quantas páginas por equipamento ou para o contrato inteiro, e o valor da página excedente. O conceito está em custo por página, franquia e página excedente.
- Suprimento incluso — se toner e tinta vêm com a locação, e quem repõe.
- Prazo de atendimento — em quanto tempo o fornecedor precisa responder a um chamado e em quanto tempo precisa resolver.
- Equipamento reserva — se há substituição durante a manutenção.
- Locais de instalação — endereços, andares, setores.
- Relatórios de contagem — como o número de páginas será apurado e conferido.
Contagem de páginas e conferência
Esse é o ponto que mais gera divergência em contrato público. A contagem precisa ter origem clara — normalmente o contador interno de cada equipamento — e ser conferível pelo órgão, não apenas informada pelo fornecedor.
Duas práticas evitam problema:
- Leitura do contador registrada no início e no fim do período, com relatório anexado à nota.
- Separação entre monocromática e colorida, porque os valores por página são diferentes e misturar as duas contagens distorce a fatura.
Órgãos que imprimem muito costumam pedir também relatório por equipamento e por setor, o que ajuda a identificar onde o volume está concentrado — e onde dá para reduzir. O tema está em como calcular e reduzir o volume de impressão.
Segurança e destino dos documentos
Equipamento multifuncional guarda dados. Digitalização, fila de impressão e histórico podem ficar na memória interna, e ao fim do contrato o equipamento sai do órgão. Por isso o termo de referência deve tratar de:
- Limpeza da memória na devolução do equipamento.
- Impressão com liberação por usuário, quando houver documento sensível.
- Responsabilidade sobre dados durante o contrato.
Esse cuidado se conecta diretamente com as obrigações de proteção de dados, tratadas em segurança e LGPD na impressão em empresas.
O que conferir na proposta
| Item | Pergunta que precisa ter resposta escrita |
|---|---|
| Franquia | É por equipamento ou compartilhada entre todos? |
| Excedente | Qual o valor da página que passa da franquia? |
| Suprimento | Toner e tinta estão inclusos? E o papel? |
| Manutenção | Está inclusa? Qual o prazo de atendimento? |
| Reserva | Há equipamento substituto durante o reparo? |
| Instalação | Quem instala, configura na rede e treina? |
| Fim do contrato | Quem retira os equipamentos e quando? |
O papel raramente está incluso na locação, e isso precisa ficar claro no planejamento da despesa. A natureza contábil da locação está em locação de impressora é despesa operacional.
Onde a Nacional Cartuchos entra nisso
A Nacional Cartuchos atende órgãos públicos em Brasília desde 2000, tanto no fornecimento de suprimentos quanto no aluguel de impressoras com o suprimento incluso, com entrega em todo o Brasil. Se o seu setor está montando o levantamento de volume e de equipamentos, mande os números pelo orçamento do site que a gente monta a proposta — e veja também a seção de empresas e órgãos públicos.
Perguntas frequentes
Órgão público pode alugar impressora em vez de comprar?
A locação de equipamentos é uma modalidade comum na administração pública e costuma ser adotada justamente para evitar patrimônio, depreciação e gestão própria de estoque de suprimento. As regras e o rito de contratação são os da legislação de licitações aplicável ao órgão.
O que deve constar no termo de referência de locação de impressoras?
Quantidade e perfil dos equipamentos, franquia de páginas e valor do excedente, se o suprimento está incluso, prazos de atendimento, existência de equipamento reserva, locais de instalação e como a contagem de páginas será apurada e conferida.
Papel entra na locação?
Normalmente não. A locação costuma cobrir equipamento e suprimento de impressão; o papel fica por conta do contratante e precisa entrar no planejamento da despesa separadamente.
O que acontece com os documentos guardados na multifuncional no fim do contrato?
Esse ponto precisa estar previsto no contrato. Equipamentos multifuncionais podem reter dados em memória interna, e a limpeza dessa memória na devolução deve ser uma obrigação escrita, não um acordo verbal.
