Alugar ou comprar impressora para a empresa — como decidir

Quem pergunta "alugar ou comprar impressora para a empresa" geralmente já sentiu o problema na pele: a impressora comprada trava a operação, o suprimento pesa no caixa ou o técnico demora para aparecer. A resposta não é igual para toda empresa — depende do volume de páginas por mês, do capital disponível para investir e de quanto a empresa quer se preocupar com manutenção. Este artigo mostra como montar essa conta.

O erro mais comum na comparação

O erro mais comum é comparar só o preço de compra da impressora com a mensalidade do aluguel. Isso ignora custos que aparecem depois: toner ou tinta, peças de reposição, chamado técnico, tempo parado quando a máquina falha e, em alguns casos, o custo de oportunidade do dinheiro que ficou preso na compra em vez de estar disponível para outra coisa no negócio. Uma impressora comprada parece mais barata no primeiro mês e mais cara no décimo segundo.

Como montar a conta de comparação

Para comparar de forma justa, some todos os custos de cada opção por um período igual, normalmente 12 ou 24 meses:

• Compra: preço da impressora + suprimento consumido no período (toner, tinta, cilindro, fusor) + peças e chamados técnicos + tempo estimado de máquina parada.
• Aluguel: mensalidade × número de meses, verificando o que está incluso em cada proposta — em locações com suprimento incluso, o toner ou a tinta já entram na mensalidade, o que simplifica bastante a conta.

Esse exercício é mais fácil de fazer quando você já sabe quantas páginas a empresa imprime por mês — vale ver o artigo sobre como calcular o volume mensal de impressão antes de pedir propostas.

Quando comprar costuma fazer mais sentido

Comprar tende a compensar quando o volume de impressão é baixo e estável, a empresa já tem alguém internamente que dá conta de manutenção simples, e não há previsão de trocar de impressora tão cedo. Também faz sentido para quem imprime pouco e esporadicamente, onde o custo fixo de uma mensalidade de aluguel pesaria mais do que o uso justifica.

Quando alugar costuma fazer mais sentido

Alugar tende a compensar quando o volume de páginas é alto ou variável, quando a empresa não quer imobilizar capital em um equipamento que se deprecia, ou quando o negócio está em fase de crescimento e não sabe ainda qual vai ser a demanda de impressão daqui a um ano. Também é comum optar pelo aluguel quando a equipe não tem tempo nem interesse em lidar com compra de suprimento, pedido de peça ou negociação com múltiplos fornecedores diferentes.

Sinais de que a impressora comprada está saindo mais cara

Vale ficar atento a alguns sinais concretos de que a conta virou contra a compra:

• Você troca de toner ou cartucho com mais frequência do que o esperado para o volume impresso.
• Os chamados técnicos viraram rotina, e cada visita custa perto do preço de um suprimento novo.
• A impressora ficou parada dias esperando peça, e isso já atrapalhou entrega ou atendimento.
• Você não sabe dizer, de cabeça, quanto a empresa gasta por mês com impressão — sinal de que o custo está disperso e provavelmente maior do que parece.
• A impressora é de um modelo antigo, sem suporte fácil a peça ou toner compatível.

Se dois ou mais desses pontos são verdade na sua empresa, vale rodar a conta de comparação com números reais antes de comprar a próxima máquina.

O que entra e o que não entra na mensalidade de aluguel

Cada fornecedor de locação define o que está incluso na mensalidade — suprimento, manutenção, franquia de páginas — e isso muda bastante o valor final e a comparação com a compra. Antes de decidir, pergunte especificamente o que está incluso e o que é cobrado à parte; esse ponto está detalhado no checklist de perguntas antes de assinar contrato de locação.

Como a Nacional Cartuchos entra nessa decisão

A Nacional Cartuchos, em Brasília, trabalha com aluguel de impressoras com o suprimento — toner ou tinta — incluso na locação, o que ajuda a empresa a ter previsibilidade de custo sem precisar comprar equipamento. Para quem está em dúvida entre comprar e alugar, o caminho mais direto é pedir um orçamento e comparar com os números da própria operação, dentro da seção de locação para empresas do site.

Perguntas frequentes

Alugar impressora sai mais caro que comprar no longo prazo?

Não necessariamente. Depende do volume de páginas e de quanto a empresa gastaria com suprimento e manutenção se comprasse. Em volumes altos, o aluguel com suprimento incluso costuma equilibrar o custo por página de forma mais previsível.

Qual o volume de impressão que justifica alugar em vez de comprar?

Não existe um número único válido para toda empresa, mas negócios que imprimem várias centenas ou milhares de páginas por mês tendem a sentir mais o peso do suprimento e da manutenção na compra, o que pesa a favor do aluguel.

Empresa pequena também pode alugar impressora?

Pode. O aluguel não é exclusivo de empresa grande — o que importa é o volume e a previsibilidade de custo que a empresa busca, independentemente do tamanho.

Dá para trocar de impressora alugada se o volume da empresa mudar?

Isso depende do contrato de cada fornecedor. É um dos pontos que vale perguntar antes de assinar, já que nem todo contrato prevê troca de equipamento no meio do período.