Como calcular e reduzir o volume de impressão da empresa

Calcular o volume mensal de impressão da empresa é somar quantas páginas, em média, são impressas por mês, separando preto e branco de colorida. Esse número é a base para qualquer decisão sobre locação de impressora: sem ele, é impossível saber se uma franquia é generosa ou apertada, ou comparar o custo por página de duas propostas. Este artigo mostra como medir esse volume e, na sequência, como reduzir sem travar o trabalho da equipe.

Por que esse número é o ponto de partida

Toda proposta de locação de impressora é montada em cima de um volume estimado de páginas. Se a empresa informa um volume menor do que realmente imprime, a franquia contratada fica curta e o custo sobe com página excedente todo mês. Se informa um volume maior do que o real, paga por uma franquia que não usa. Os dois erros custam dinheiro, e os dois se resolvem com uma medição simples antes de pedir orçamento.

Empresas que nunca mediram esse número costumam se surpreender com o resultado, para mais ou para menos. É comum subestimar o volume de impressão porque boa parte dele é distribuída entre vários colaboradores, cada um imprimindo pouco por vez, mas somando um total relevante no fim do mês quando contado de forma centralizada.

Como medir o volume real, passo a passo

1. Use o contador da própria impressora. A maioria das impressoras registra o total de páginas impressas desde a instalação, acessível pelo painel do equipamento ou pelo software de gestão. Anote o número num dia fixo do mês, durante dois ou três meses, para ter uma média confiável.
2. Separe mono de colorida. Muitas impressoras contam isso separadamente. Se a sua não separar, estime a proporção observando o tipo de documento mais impresso no dia a dia.
3. Considere sazonalidade. Setores como contabilidade e escolas têm picos em épocas específicas do ano (fechamento fiscal, início de semestre). Se possível, meça em um mês de pico e um de rotina normal, para ter uma faixa realista.
4. Some por impressora, se houver mais de uma. Empresas com impressoras em setores diferentes — recepção, financeiro, jurídico — devem somar o total antes de pedir uma proposta de locação centralizada.

Quando não há contador disponível

Se a impressora atual não tem contador acessível, uma estimativa manual ajuda: multiplique o número de documentos típicos impressos por dia (contratos, boletos, relatórios, etiquetas) pela quantidade média de páginas de cada tipo, e pelo número de dias úteis do mês. Não é tão preciso quanto o contador, mas já dá uma base para pedir proposta.

Como usar esse número para comparar propostas

Com o volume mensal em mãos, mono e colorida separados, fica possível calcular o custo por página real de cada proposta de locação recebida — o cálculo está detalhado no artigo sobre custo por página, franquia e página excedente.

Como reduzir o volume de impressão sem travar a operação

Depois de medir, muitas empresas percebem que uma parte relevante do volume é impressão evitável. Algumas mudanças reduzem o volume sem atrapalhar quem trabalha:

• Configurar impressão frente e verso como padrão para documentos internos, reduzindo pela metade o número de folhas em relatórios longos.
• Revisar antes de imprimir, especialmente em documentos que passam por várias versões — um hábito simples que evita reimpressão repetida.
• Usar visualização digital para aprovação, deixando a impressão só para a versão final assinada ou arquivada.
• Configurar modo rascunho para impressões internas que não precisam de qualidade alta, o que também economiza suprimento.
• Centralizar impressoras por setor, em vez de ter uma máquina por mesa — isso naturalmente reduz impressão por impulso.
• Revisar relatórios automáticos e recorrentes, que muitas vezes continuam sendo impressos por hábito, mesmo sem uso real depois.

O que não vale a pena cortar

Reduzir volume não deve significar travar processo. Documentos que exigem assinatura física, comprovantes fiscais obrigatórios e materiais de atendimento ao cliente continuam precisando ser impressos — o objetivo é cortar o volume desnecessário, não criar atrito na operação. Uma redução bem feita costuma vir de hábito, não de restrição forçada.

Como a Nacional Cartuchos ajuda nessa etapa

A Nacional Cartuchos, em Brasília, orienta o dimensionamento da franquia de páginas com base no volume real informado pela empresa, evitando contratar uma locação maior ou menor do que o necessário. Para levantar esse número junto com a equipe antes de fechar contrato, o caminho é pedir orçamento na seção de locação para empresas.

Perguntas frequentes

Como saber quantas páginas minha empresa imprime por mês sem contador?

Fazendo uma estimativa manual com base nos tipos de documentos impressos no dia a dia e na quantidade média de páginas de cada um, multiplicada pelos dias úteis do mês. É menos preciso que o contador, mas serve como ponto de partida.

Reduzir o volume de impressão realmente economiza dinheiro?

Sim, principalmente em contratos com página excedente, onde cada página fora da franquia é cobrada à parte. Reduzir o volume evita ultrapassar a franquia contratada.

Impressão frente e verso reduz o volume pela metade?

Em documentos de várias páginas, sim, na prática — cada folha física passa a carregar duas páginas de conteúdo em vez de uma, reduzindo o total de folhas usadas.

Vale a pena medir o volume antes ou depois de pedir orçamento de locação?

Antes. Com o volume real em mãos, a proposta de locação já vem com uma franquia adequada, evitando contratar um plano maior ou menor do que a empresa realmente usa.