Aluguel de impressora colorida vale a pena para a empresa?
Página colorida custa bem mais que a preta. Veja quando a locação de impressora colorida compensa e como evitar pagar cor em documento de texto.
Nacional Cartuchos · leitura de 4 min
A impressora colorida é sempre a mais desejada e quase nunca a mais necessária. Em locação, a diferença entre preto e cor aparece direto na fatura, porque o contrato normalmente tem duas contagens e dois valores de página. Decidir bem exige saber quanto da sua impressão realmente precisa de cor.
Por que a página colorida custa mais
Uma página monocromática usa um suprimento: o toner preto. Uma página colorida usa quatro — ciano, magenta, amarelo e preto — e, dependendo do equipamento, envolve também cilindros por cor, correia de transferência e recipiente de resíduo.
Ou seja, não é uma diferença de margem: é uma diferença de consumo físico. O detalhamento está em por que o toner colorido é caro.
Em contrato de locação, isso se traduz em um valor por página preta e outro, bem maior, por página colorida.
O erro que mais custa dinheiro
O erro clássico é alugar colorida para tudo. A empresa precisa de cor em 5% do que imprime, aluga uma colorida para o escritório inteiro, e os outros 95% — contrato, relatório, memorando, planilha — passam a sair de uma máquina cujo contador colorido dispara sempre que alguém esquece de marcar "escala de cinza".
Isso acontece porque basta um detalhe colorido na página — o logotipo do cabeçalho, uma linha de tabela azul, um gráfico — para o equipamento contabilizar aquela folha como colorida.
Como separar o volume
Antes de pedir proposta, responda:
- Quantas páginas por mês a empresa imprime no total?
- Quantas dessas realmente precisam de cor? Material de cliente, apresentação, catálogo, mapa, gráfico técnico.
- Onde está essa impressão colorida? Normalmente concentrada em um ou dois setores — marketing, comercial, engenharia.
Com esses três números, duas configurações costumam competir:
| Configuração | Quando faz sentido |
|---|---|
| Uma colorida para todos | Cor é frequente e distribuída por toda a empresa |
| Monocromática de volume + colorida menor | Cor é minoria e concentrada em poucos setores |
Na prática, a segunda vence na maioria das empresas administrativas. O método de levantamento está em como calcular e reduzir o volume de impressão.
Controles que evitam gasto involuntário
Se a empresa tiver colorida disponível para todos, três medidas reduzem muito o desperdício:
- Padrão em preto e branco no driver. A impressão colorida passa a ser uma escolha consciente, não o padrão.
- Restrição de cor por usuário ou por setor. Muitos equipamentos de porte permitem liberar cor só para quem precisa.
- Relatório mensal por usuário. Saber quem imprimiu o quê muda comportamento sem precisar de regra nova.
Vale lembrar que documento com logotipo colorido no cabeçalho conta como colorido mesmo sendo texto preto — uma versão monocromática do timbre para uso interno resolve um volume surpreendente.
O que conferir no contrato
- Os dois valores de página: preto e colorido.
- Se as franquias são separadas ou se há uma franquia única.
- Se há restrição de cor configurável no equipamento.
- Se o relatório mensal separa as contagens.
- O valor da página colorida excedente, que é o número que mais dói quando o volume estoura.
O conceito de franquia e excedente está em custo por página, franquia e página excedente, e o checklist geral em checklist antes de assinar contrato de locação.
Onde a Nacional Cartuchos entra nisso
A Nacional Cartuchos faz aluguel de impressoras com o suprimento incluso e atende empresas e órgãos públicos em Brasília desde 2000, com entrega em todo o Brasil. Se você tem o volume total e a estimativa do que é colorido, a gente compara as duas configurações e diz qual sai mais barata no seu caso — mande pelo orçamento do site ou veja a seção de empresas.
Perguntas frequentes
Quanto uma página colorida custa a mais que uma preta?
O valor exato depende do equipamento e do contrato, mas a diferença é sempre significativa, porque a página colorida consome quatro suprimentos em vez de um, além de peças específicas do sistema de cor.
Documento com logotipo colorido conta como página colorida?
Conta. Basta um elemento colorido na folha para o equipamento contabilizá-la como colorida. Por isso uma versão monocromática do timbre para uso interno costuma reduzir bastante o volume colorido.
Dá para bloquear a impressão colorida para alguns usuários?
Em equipamentos de porte, sim: é possível liberar cor apenas para determinados usuários ou setores. Em máquinas menores, o controle costuma ser feito pelo padrão do driver e por acompanhamento de relatório.
Vale alugar duas máquinas em vez de uma colorida?
Na maioria das empresas administrativas, vale: uma monocromática dimensionada para o volume do dia a dia e uma colorida menor para o que exige cor costuma custar menos por mês do que colocar todo o volume numa colorida.
