O que é outsourcing de impressão e quando faz sentido

Outsourcing de impressão é o modelo de contratação em que a empresa deixa de comprar e manter suas próprias impressoras e passa a contratar um fornecedor que cuida disso — equipamento, suprimento e, dependendo do contrato, manutenção — mediante uma mensalidade. É o mesmo princípio de terceirizar qualquer outra área que não é o foco do negócio: a empresa continua imprimindo o que precisa, mas para de se preocupar com a parte operacional por trás disso.

Como o outsourcing de impressão funciona na prática

No modelo mais comum, o fornecedor instala a impressora (ou impressoras) na empresa, define uma franquia de páginas mensal incluída no contrato e cobra à parte o que passar dessa franquia — a chamada página excedente. O suprimento (toner ou tinta) costuma estar incluso na mensalidade, e a reposição é feita pelo próprio fornecedor conforme o uso. A empresa contratante só usa a impressora normalmente; quem administra estoque de suprimento, troca de peça e, em muitos casos, chamado técnico é o fornecedor.

Esse modelo se aproxima do que outras áreas da empresa já fazem há tempos com serviços de limpeza, segurança ou TI: em vez de montar uma estrutura interna para cuidar de algo que não é o foco do negócio, contrata-se quem já faz isso como especialidade. A impressão segue essa mesma lógica quando o volume e a complexidade de gerenciar o parque de impressoras justificam terceirizar essa parte da operação.

O que costuma estar incluso num contrato de outsourcing

O que entra no pacote varia de fornecedor para fornecedor — não existe um padrão fixo de mercado — mas os itens mais comuns em contratos de outsourcing são:

• O equipamento (impressora ou multifuncional) em regime de locação.
• O suprimento consumido dentro da franquia de páginas contratada.
• Em muitos casos, manutenção técnica e reposição de peças de desgaste.
• Relatórios de uso e contagem de páginas, em contratos mais estruturados.

Cada um desses pontos precisa ser confirmado especificamente com quem está oferecendo o contrato, já que "outsourcing de impressão" é um termo guarda-chuva que cobre modelos bem diferentes entre si.

Outsourcing x aluguel simples x comodato: qual a diferença

Os termos se sobrepõem no dia a dia, mas vale entender a diferença de ênfase:

• Aluguel simples costuma focar só na disponibilização do equipamento mediante mensalidade, podendo ou não incluir suprimento.
• Comodato é o empréstimo do equipamento sem cobrança pelo uso da máquina em si, geralmente vinculado à compra do suprimento do próprio fornecedor.
• Outsourcing de impressão é o termo mais amplo, usado quando o contrato junta equipamento, suprimento e, com frequência, gestão e manutenção num pacote único, focado em tirar da empresa toda a operação por trás da impressão.

Na prática, o nome do contrato importa menos do que ler item por item o que está incluso — o que está detalhado no checklist de perguntas antes de assinar contrato de locação.

Para que tipo de empresa o outsourcing faz sentido

Faz mais sentido para empresas que imprimem um volume relevante e constante de páginas, que não têm equipe interna dedicada a cuidar de impressora, ou que preferem previsibilidade de custo mensal a lidar com compra avulsa de suprimento e chamado técnico caso a caso. É um modelo comum em escritórios de advocacia, contabilidade, clínicas, escolas e qualquer negócio onde a impressão é uma atividade de apoio, não o produto principal da empresa.

Vantagens do outsourcing de impressão

• Menos capital imobilizado em equipamento que se deprecia.
• Custo mensal previsível, mais fácil de colocar no orçamento da empresa.
• Menos tempo da equipe gasto resolvendo problema de impressora.
• Equipamento tende a ser trocado com mais frequência que numa compra, evitando ficar preso a uma máquina antiga.

Pontos de atenção antes de contratar

Vale entender, antes de assinar, qual é a franquia de páginas, o que acontece quando ela é ultrapassada, se manutenção está inclusa ou é cobrada à parte, e qual o prazo de contrato — esse último ponto varia bastante entre fornecedores e precisa estar claro por escrito antes de fechar negócio.

Como a Nacional Cartuchos se encaixa nesse modelo

A Nacional Cartuchos oferece locação de impressoras com suprimento incluso em Brasília, um formato próximo ao outsourcing de impressão, pensado para empresas que querem previsibilidade sem comprar equipamento. Cada contrato é definido conforme a necessidade de impressão de quem contrata — o primeiro passo é pedir um orçamento e alinhar o que faz sentido para o seu volume.

Perguntas frequentes

Outsourcing de impressão é a mesma coisa que aluguel de impressora?

São modelos próximos, mas outsourcing costuma ser um termo mais amplo, que junta equipamento, suprimento e, com frequência, manutenção num único contrato. O aluguel simples pode incluir só o equipamento. O nome importa menos do que os itens específicos de cada contrato.

Outsourcing de impressão é só para empresa grande?

Não. O que define se vale a pena é o volume de páginas e a necessidade de previsibilidade de custo, não o tamanho da empresa. Negócios pequenos com impressão relevante também contratam esse tipo de serviço.

Quanto custa um contrato de outsourcing de impressão?

O valor varia conforme o volume de páginas, o tipo de impressora (mono ou colorida) e o que está incluso no contrato. Não existe um preço padrão de mercado — o caminho é pedir propostas e comparar o custo por página de cada uma.

É possível cancelar um contrato de outsourcing antes do prazo?

Depende das condições definidas em cada contrato. É um dos pontos que precisa ficar claro antes de assinar, já que multa e prazo de fidelidade variam bastante entre fornecedores.