Compra de suprimentos de impressão para órgãos públicos

Compra pública de suprimento de impressão tem uma particularidade que a compra privada não tem sempre: a especificação precisa ser clara o suficiente para garantir o produto certo, e ao mesmo tempo objetiva o suficiente para não direcionar a licitação a uma única marca. Isso exige atenção a alguns pontos além do menor preço por item.

Especificar por compatibilidade e rendimento, não só por marca

Uma especificação bem construída descreve o modelo de impressora ao qual o suprimento se destina, o rendimento mínimo esperado em páginas (com base no padrão informado pelo fabricante) e a categoria aceita (original, compatível, remanufaturado, ou uma combinação, dependendo da necessidade do órgão). Especificar rendimento mínimo, em vez de só marca e modelo, amplia a concorrência entre fornecedores sem abrir mão da qualidade necessária.

Original, compatível ou remanufaturado: decidir com base no uso

Para equipamento sob garantia do fabricante ou contrato de manutenção que recomenda suprimento original, vale manter a exigência de original na especificação. Para impressoras fora de garantia, ou parque de impressão grande onde o custo por página pesa muito no orçamento total, vale considerar compatível ou remanufaturado como opção, desde que a especificação exija rendimento e qualidade comprovados — não simplesmente o menor preço isolado, sem parâmetro de comparação.

Custo por página como critério de julgamento

Em vez de comparar só o preço unitário do cartucho ou toner entre propostas, vale usar o custo por página (preço dividido pelo rendimento declarado) como critério de comparação entre os produtos ofertados — principalmente quando fornecedores diferentes ofertam produtos com rendimentos diferentes para o mesmo modelo de impressora. O artigo como calcular o custo por página de uma impressora detalha essa conta.

Garantia e assistência: deixar claro na especificação

Vale que o edital ou termo de referência deixe claro o que se espera em caso de produto com defeito: prazo de troca, condição de devolução e se há garantia sobre o rendimento informado (ou seja, o que acontece se o produto render significativamente menos páginas que o declarado). Isso evita disputa posterior sobre responsabilidade quando o produto entregue não atende ao esperado.

Logística reversa: um ponto que costuma ficar de fora

Órgão público que compra grande volume de suprimento de impressão também gera grande volume de cartucho e toner vazios. Vale considerar, na especificação ou na gestão do contrato, a destinação correta desses resíduos — a Política Nacional de Resíduos Sólidos (Lei 12.305/2010) trata do tema da logística reversa de forma geral, e vale que o órgão avalie se o fornecedor oferece coleta de vazios como parte do relacionamento comercial, o que facilita bastante a destinação adequada do material.

Logística de entrega e prazo

Para operação com muitas unidades ou repartições, vale que a especificação também trate de prazo de entrega e capacidade do fornecedor de atender a demanda de forma consistente ao longo do contrato — não só na primeira entrega, mas ao longo de toda a vigência, já que falha de suprimento pode paralisar atividades administrativas. Para órgão com unidades em mais de um município ou estado, vale ainda confirmar que o fornecedor tem estrutura para entregar em todos os endereços contemplados pelo contrato, em vez de concentrar a capacidade de entrega numa única região e deixar unidades mais distantes com prazo maior ou fora do padrão contratado.

Fornecedor com capacidade de atender o volume

Antes de contratar, vale confirmar que o fornecedor tem estoque e capacidade logística para atender o volume contratado de forma consistente, não só na proposta inicial. Fornecedores que atendem tanto pessoa física quanto empresa e órgão público, com estrutura de atacado, costumam ter mais previsibilidade de fornecimento contínuo — um ponto relevante ao avaliar propostas, além do preço.

Vale também considerar a experiência prévia do fornecedor com contratos de fornecimento continuado, e não só com venda avulsa. Atender um pedido pontual grande é diferente de manter entregas regulares e consistentes ao longo de meses ou anos de contrato — a capacidade de sustentar esse ritmo, sem atraso nem substituição informal do produto especificado, deveria pesar na avaliação técnica da proposta tanto quanto o preço ofertado.

Para negócios que compram grande volume de forma recorrente — incluindo revenda — os critérios de avaliação de fornecedor se parecem bastante com os tratados no artigo comprar suprimento no atacado para revenda. Para solicitar orçamento e condições de fornecimento continuado, dá para pedir um orçamento diretamente, com o catálogo de cartuchos e toners disponível para consulta.

Perguntas frequentes

É melhor especificar marca ou rendimento mínimo na compra pública?

Especificar rendimento mínimo, compatibilidade com o modelo de impressora e categoria aceita (original, compatível, remanufaturado) amplia a concorrência entre fornecedores sem abrir mão da qualidade necessária, evitando direcionamento a uma única marca.

Órgão público pode comprar suprimento compatível em vez de original?

Pode, especialmente para equipamento fora de garantia, desde que a especificação exija rendimento e qualidade comprovados do produto compatível ofertado.

O que é logística reversa de cartucho e toner?

É a destinação correta dos cartuchos e toners vazios após o uso, tema tratado de forma geral pela Política Nacional de Resíduos Sólidos. Vale que o órgão avalie se o fornecedor oferece coleta desse material como parte do fornecimento.

Como comparar propostas com produtos de rendimentos diferentes?

Usando o custo por página (preço dividido pelo rendimento declarado) como critério de comparação, em vez de comparar só o preço unitário de cada cartucho ou toner ofertado.